2.Инструкция

Функциональные возможности панели администрирования

Для подключения к DF Workspace можно использовать любой веб-браузер.

После этого указать логин и имя пользователя и пароль.

Для обеспечения оптимальной работы рекомендуется использовать последние поддерживаемые версии следующих веб-браузеров:

• Microsoft Internet Explorer;
• Microsoft Edge;
• Mozilla Firefox;
• Google Chrome/Chromium;
• Apple Safari

Добавление пользователей, настойка квот

Менеджер группы – учетная запись, параметры к которой предоставляются при получении доступа к WorkSpace либо назначаются через Service Request уровня SR-3.

Квоты – ограничения на максимальный объем загружаемых данных в пространстве Workspace. Квоты могут быть – на пользователя, на пользователя в рамках группы, на пользователя в рамках тенанта. Под квотой пользователя в рамках группы подразумевается, что на группу настраивается квота (например 100 ГБ.) и эта квота применяется к каждому пользователю, принадлежащему данной группе. Аналогично относительно тенанта.

Иерархия квот – сначала учитывается квота на пользователя. Если квота на пользователя не задана, то учитывается квота на пользователя в рамках группы. Если она не задана, то учитывается квота на пользователя в рамках тенанта.

Если пользователь состоит в разных группах, на которые настроены разные квоты, то применяется максимальная квота.

В рамках сервиса WorkSpace клиент через УЗ Менеджера группы может самостоятельно:

• Добавлять локальных пользователей

• Настраивать квоты пользователей (как пользователей локальных групп, так и прокинутых из групп AD)

• Удалять пользователей из групп. Если пользователь, которого необходимо удалить, проброшен из группы AD, то удалить его можно только после того, как данный пользователь будет заблокирован или удален в соответствующей группе AD

Для следующих действий клиенту необходимо создать Service Request уровня SR-3. Сроки выполнения по данной заявки указаны в соответствующем разделе:

• Для создания Групп локальных пользователей;
• Назначать Менеджеров групп (как локальных, так и прокинутых из групп AD)
• Назначение прав администратора на группы (как локальных, так и прокинутых из групп AD);
• Для создания/изменение квот по умолчанию для пользователей из групп;
• Для уточнения фактически утилизированного объема пространства в рамках всего тенанта

Для использования возможностей корп. чата и аудио/видео вызовов, а также отображения отображение удаленного рабочего стола рекомендуется использовать запустить веб-браузеры

• Mozilla Firefox версии 52+
• Google Chrome/Chromium версии 49+

При запуске DF Workspace открывается на странице ”Виджет”. В рамках данного экрана можно отслеживать:

• Рекомендованные файлы – файлы/папки, которые были недавно изменение или к которым недавно был предоставлен доступ
• Упоминание в обсуждении – чаты, в которых был тегнуть пользователь
• Ожидающие выполнения – задачи из Kanban досок, срок исполнения которых истекает/истек. Из данного окна можно создать новую карточку на Kanban доске
• Приближающие события – предстоящие событие из Календаря. Из данного окна можно создать новое событие в Календаре.
• Непрочитанная почта – непрочитанные email
• Недавние события – отображаются все события, которые происходили с документами, файлами, задачами и т.д. в рамках учетной записи
• Важная почта– email с пометкой Важное.

Можно самостоятельно настроить стартовый экран перетягивая каждое меню на требуемое место.

Также можно добавлять/ удалять меню нажав кнопку “Настроить”, находящуюся внизу экрана.

В правой верхней части экрана находится меню выбора приложений

• Виджет – стартовая страница
• Файлы – хранилище информации
• Фотографии – галерея для фото
• События – все  активности, связанные с аккаунтом
• Конференции – корп. чат и аудио/видео звонки
• Почта – почтовый клиент
• Контакты – работа с контактами и группами
• Календарь – работа с событиями
• Пароли – менеджер паролей
• Карточки – Kanban доски
• Формы – опросы
• Conference – внешние конференции

В левой верхней части экрана находится:

• Поиск – поиск файлов по названию и формату
• Контакты – информация о контактах и пользователях
• Профиль – персональные конфигурации и функции:

В рамках раздела Профиль можно вносить изменения в

• Статус
• Настройки
• Пользователи
• Выйти из аккаунта

В разделе Настойки можно настраивать:

• Личную информацию
  • Загрузить фото
  • Добавить email/телефон/адрес
• Безопасность
  • Изменение пароля
  • Настроить 2-х факторную аутентификацию
  • Управлять устройствами и сеансами – закрыть сеанс в выбранном браузере и удалить все данные с выбранного устройства
• Уведомления  - Настройка push-уведомлений и уведомлений по email в следующих категориях:
  • Файлы
    • Изменение файла или каталога
    • Публикация нового файл или каталога
    • Предоставления общий доступ к файлу или каталогу предоставлен с другого аккаунта
    • Скачивание файла или папки, доступ к которым был предоставлен по электронной почте или общедоступной ссылке
  • Календарь, контакты и задачи
    • Изменение события в календаре
    • Изменение задачи в календаре
    • Изменение контакта или адресной книги
    • Изменения календаря
  • Формы
    • Предоставление доступа к форме
    • Форма была пройдена
  • Другие события
    • Изменение участия в группе
    • Изменение пароля и адреса электронной почты
    • Добавлен комментарий к файлу
    • Внесение изменение в задаче на Kanban доске
    • Добавлен комментарий в задачу
    • Задача на Kanban было изменено описание
    • Системные метки были изменены
    • Приглашение в обсуждение или в вызов
  • Настройка периодичности отчета об активности по аккаунту
• Общий доступ
  • Включение темной темы
  • Изменение владельца файла или папки
• Приложение для совместной работы
  • Настойка рабочего времени

В разделе Пользователи администратор группы может:

• Создавать группы
  • Назначать администратора
  • Добавлять пользователей в группы
• Создавать Новых пользователей
  • Настраивать квоты
  • Добавлять в группы

Вкладка “Файлы

• Загрузить локальный файл
• Создать новую папку
• Создать новую диаграмму (аналог Visio)
• Создать новую заметку
• Новую схему связности (MindMap карту)
• Создать новый текстовый документ (аналог Word)
• Создать новую таблицу (аналог Excel)
• Создать новую презентацию (аналог PowerPoint)

Слева доступны следующие разделы:

• Все файлы – список всех папок и файлов. как созданных и хранящихся в рамках данного аккаунта, так и теми, к которым был предоставлен доступ
• Недавно измененные – список файлов, в которые недавно были внесены изменения
• Избранные – список папок и файлов, которые были добавлены в избранное
• Опубликованные ресурсы
  • Доступные для других – список папок и файлов, созданных и хранящихся в рамках данного аккаунта, доступ к которым был предоставлен другим пользователям
  • Предоставленные вам - список папок и файлов, созданных и хранящихся в других аккаунтах, доступ к которым предоставлен данному аккаунту
  • Доступные по ссылке - список папок и файлов, доступ к которым предоставлен по прямой ссылке
  • Удаленные общие ресурсы - список папок и файлов, созданных и хранящихся в других аккаунтах, от доступа к которым отказался пользователь данного аккаунта
• Метки – поиск папок и фалов по присвоенным меткам
  • Для добавлении метки необходимо нажать на “…” далее “Подробно” далее в правом верхнем углу снова  “…”  

При нажатии на папку/файл

• Добавить в избранное
• Подробно
• Переименовать
• Переместить или копировать
• Скачать
• Удалить

Подробно (для папок)

• Комментарии – оставить комментарий к объекту. Возможность тегнуть коллегу
• Общий доступ
  • Поле для ввода имени пользователя или группы, которым необходимо предоставить доступ. Для каждого пользователя или группы можно отдельно настроить:
    • Разрешить редактирование
    • Разрешить создание папок и файлов в рамках данной папки
    • Разрешить удалять содержимое данной папки
    • Разрешить повторное открытие общего доступа
    • Установить срок действия
    • Примечание для получателя – ввести сообщение для получателя
    • Закрыть доступ
  • Ссылка общего доступа
  • Общий доступ по ссылке (по умолчанию только чтение)
    • Разрешить загрузку и редактирование
    • Хранилище – разрешить только загрузку
    • Скрыть загрузку – объект доступен только для просмотра из браузера
    • Защитить паролем – задать пароль, только по которому можно получить доступ к объекту
      • Можно дополнительно подключить возможность подтверждения по видеосвязи
    • Установить срок действия ссылки
    • Примечание для получателя – ввести сообщение для получателя
    • Закрыть доступ
    • Добавить другую ссылку
  • Внутренняя ссылка – доступ для внутренних пользователей, у которых настроен доступ к данному файлу

Подробно (для файлов)

• Версии – доступ ко всем предыдущим версиями. В случае необходимости версии скачиваются локально
• Комментарии – оставить комментарий к объекту. Возможность тегнуть коллегу
• Общий доступ
  • Поле для ввода имени пользователя или группы, которым необходимо предоставить доступ. Для каждого пользователя или группы можно отдельно настроить:
    • Разрешить редактирование
    • Разрешить повторное открытие общего доступа
    • Установить срок действия
    • Примечание для получателя – ввести сообщение для получателя
  • Ссылка общего доступа
  • Общий доступ по ссылке (по умолчанию только чтение)
    • Разрешить редактирование
    • Скрыть загрузку – объект доступен только для просмотра из браузера
    • Защитить паролем – задать пароль, только по которому можно получить доступ к объекту
      • Можно дополнительно подключить возможность подтверждения по видеосвязи
    • Установить срок действия ссылки
    • Примечание для получателя – ввести сообщение для получателя
    • Закрыть доступ
    • Добавить другую ссылку
  • Внутренняя ссылка – доступ для внутренних пользователей, у которых настроен доступ к данному файлу

Вкладка “Фотографии”

• Мои фотографии – все фотографии, загруженные в аккаунт по месяцам
• Ваши видео – все видео, загруженные в аккаунт по месяцам
• Избранное – фото и видео, которые были добавлены в избранное
• Ваши каталоги – все каталоги, в которых находятся загруженные фото и видео
• Предоставленные вам – все каталоги, доступ к которым предоставлен данному аккаунту, в которых находятся фото и видео
• Фотографии с метками - поиск фото и видео по присвоенным меткам

Вкладка “События”

• Все события – список всех событий (создание/изменение/удаление документа/папки, предоставление/закрытие доступа, скачивание по общей ссылке, добавление/изменение/удаление задачи на Kanban доске, комментирование файла/задачи и т.д.)
• Ваши – события с файлами/папками/задачами/встречами созданными в рамках данного аккаунта
• Других – события с файлами/папками/задачами/встречами, доступ к которым был предоставлен
• Избранное – события с файлами/папками, добавленными в избранное
• Изменение файлов – события связанные с созданием/изменение папок и файлов, как в рамках данного аккаунта, так и в рамках тех объектов, доступ к которым был предоставлен
• Безопасность – события, связанные с создание/изменением паролей
• Обмен файлами – событие, связанные с предоставлением/изменение/закрытие доступа к файлам/папкам
• Календарь – события, связанные с мероприятиями в календаре
• Комментарии – события, связанные с добавлением комментариев
• Карточки – события, связанные с задачами на Kanban досках. Добавление/изменение/удаление карточек на Kanban досках. Назначение/изменение сроков и ответственных.

Вкладка “Конференции”

Данный модуль предоставляет возможности корпоративных чатов и аудио/видеовызовов:

• Персональные чаты – возможность выбора любого пользователя, имеющего корпоративный аккаунт и начать с ним общение в персональном чате. В случае необходимости можно начать/принять аудио/видео вызов
• Групповые чаты - возможность выбора любых пользователей, имеющих корпоративный аккаунт и начать с ними общение в персональном чате. В случае необходимости можно начать/принять аудио/видео вызов. При создании чата можно
  • Разрешить гостям заходить по ссылке
  • Открыть обсуждение для зарегистрированных пользователей

Дополнительно после создания чата можно настроит:

• 
  
  • Описание обсуждения
  • Уведомления
    • Все уведомления
    • Только @-уведомления
    • Отключить все уведомления
    • Уведомлять о звонках в этом разговоре
  • Доступ для гостей
    • Разрешить/запретить гостевой доступ
    • Защитить вход в чат паролём
    • Скопировать ссылку для обсуждения
    • Повторно отправить приглашения
  • Параметры обсуждения
    • Открыть обсуждение для незарегистрированных пользователей
    • Заблокировать обсуждение – при блокировки, чат станет недоступен для сообщений и вызовов
  • Разрешения для участников
    • Все разрешения – участники могут начинать вызов, присоединяться к вызову, включать аудио- и видеосвязь и обмениваться экраном
    • Ограниченный – участники присоединяться к вызову, но не могут включать аудио- и видеосвязь и обмениваться экраном, пока модератор вручную не предоставит им соответствующие разрешения
    • Дополнительные разрешения. Отдельные разращения
      • Начать вызов
      • Пропустить зал ожидания
      • Включить микрофон
      • Включить камеру
      • Поделиться экраном
• Обсуждение в рамках документов
• Обсуждение в рамках проектов (Kanban досок)

В рамках чатов предусмотрены возможности:

• Обмениваться текстовыми сообщениями
• Обмениваться голосовыми сообщениями
• Обмениваться файлами
  • Загружать с локального устройства
  • Предоставлять ссылку на объекты, хранящегося в рамках аккаунта
• Начинать аудио/видео вызовы
• Копировать/предоставлять ссылку на отдельные сообщениями
• Из сообщения создавать задачу на Kanban доске

Вкладка “Почта”

Для подключения почтвого ящика необходимо ввести IMAP-сервер и сервер SMTP, указать адрес почтового ящика, а также логин и пароль к учетной записи.

Почтовый клиент поддерживает работу с любыми почтовыми серверами.

После подключения почтового сервера возможно получать/отправлять/пересылать email, создавать папки и т.д.

Вкладка “Контакты”

Возможность создавать списки рассылки и группы пользователей (круги) для настройки групповых прав доступа.

Вкладка “Календарь”

Возможность создавать события/встречи/собрания

Вкладка “Пароли”

Возможность создавать пароли и предоставлять доступ.

Решение реализовано на базе Passman, который в браузере Chrome позволяет использовать расширение для автозаполнения

Вкладка “Карточки”

В рамках Карточек можно создавать отдельные Kanban-доски.

В рамках каждой доски создавать

• Создавать списки (cтолбцы)
• Создавать карточки
• Переместить доску в архив
• Напомнить о сроке выполнения по всем назначенным карточкам

В рамках доски можно:

• Предоставлять доступ аккаунтам в рамках корпоративной учетной записи
• Каждому аккаунту можно предоставить разрешение на редактирование и на изменение
• Создать набор меток, которые можно присвоить каждой карточки для удобной фильтрации и поиска
• Просмотреть корзину
• Посмотреть историю изменений в рамках доски

Доступна фильтрация по:

• Заданным меткам
• Назначенным исполнителям
• Сроку исполнения

Вкладка “Формы”

Можно создавать любое количество опросов с любым количеством вопросов

 Поддерживаются следующие типы вопросы:

• Несколько вопросов из списка
• Множественный выбор
• Раскрываемый список
• Короткий ответ
• Длинный ответ
• Дата
• Дата и время

После создания опроса им можно поделиться по ссылке

После того, как опросы пройдут – можно посмотреть результаты

Вкладка “Конференции”

Далее

В рамках раздела можно создавать любое количество комнат

Ссылки перманентные и могут быть использованы в любое время.

Ограничений по времени нет.

В рамках запущенной конференции можно:

• Включать/выключать звук
• Включать/выключать видео
• Запускать демонстрацию:
  • Всего экрана
  • Запущенного на ПК окна
  • Вкладки браузера (в. Chrome)
• Обмениваться сообщениями в чате
  • В общем чате
  • В личных сообщениях
  • Возможность запускать опросы
• Возможность поднять руку или поделиться эмодзи
• Создать отдельные комнаты в рамках одного собрания

Зоны ответственности

Исполнитель несёт ответственность за поддержание работоспособности Сервиса на уровне приложений, реализующих функционал всех Сервисов.

Под этим подразумевается:

• Работоспособность виртуальной машины, на которой размещаются предоставляемые ресурсы;
• Работоспособность гостевой операционной системы, на которую устанавливаются компоненты решений, включая установку системных обновлений;
• Обеспечение сетевого доступа к виртуальной машине в соответствии с распределением зон ответственности;
• Работоспособность панели администрирования.

Первая линия поддержки, включая первичную классификацию обращений пользователей и вторая линия (администрирование учетных записей пользователей) является Зоной ответственности Заказчика.

Работы, выполняемые Исполнителем в рамках Услуги

Общие работы по обслуживанию и поддержке Сервиса:

• Заведение и координация Инцидентов (Service Request, SR) в случае нарушения работоспособности системы в зоне ответственности Исполнителя

Работы по обслуживанию виртуальных машин и операционных систем:

• Сервисная поддержка работоспособности виртуальных машин и операционных систем:
  • Установка обновлений гостевой операционной системы;
  • Проверка загрузки ресурсов виртуальных машин;
  • Просмотр журналов событий;
  • Проверка прохождения заданий резервного копирования Сервисов.
• Сервисная поддержка работоспособности сетевых подключений, между узлами сервиса.

Регламентные работы:

• Сервисная поддержка работоспособности функционала серверов Сервисов на виртуальных машинах, кластеров отказоустойчивости;
• Обновление серверов Сервисов, по согласованию с Заказчиком.

Работы, выполняемые в рамках срочных заявок:

• Первичная диагностика неисправностей;
• Решение заявок с доставкой и отправкой сообщений на сервере, не связанных с недоступностью сервиса (решается в рамках заведения инцидентов);
• Решение заявок с функционалом антиспам и фильтрацией сообщений на сервере, не связанных с недоступностью сервиса (решается в рамках заведения инцидентов);
• Управление общими папками, пользователями, группами рассылки и контактами на серверах Сервисов.

Работы, выполняемые в рамках стандартных заявок:

• Миграция имеющихся у Заказчика почтовых ящиков для последующей работы с ними в рамках Услуги;
• Работы, требующие проведение контроля конфигурации Сервисов;
• Работы, требующие проверки статуса баз данных;
• Работы, требующие проверки состояния очередей;
• Работы, требующие контроля размеров баз данных;
• Работы, требующие проверки целостности баз данных, выполнения дефрагментации;

Работы, не входящие в Абонемент (тарифицируются дополнительно):

• Интеграция корпоративных информационных систем Заказчика с компонентами Сервисов;
• Технические консультации по вопросам, не связанным с программными и аппаратными компонентами, обеспечивающими работу Сервисов.